Büroplanung
Bei der Büroplanung handelt es sich um eine Methode zur effektiven Gestaltung und Organisation Ihres Büroraums. Ist die Organisation gut, kann die Büroplanung den Arbeitsablauf verbessern, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden fördern und die Arbeitsumgebung insgesamt verbessern.
Investieren Sie in Ihre Büroplanung
Ganz gleich, ob Sie Ihre Büroeinrichtung auffrischen, einen Büroumzug organisieren oder zum ersten Mal einen Büroraum einrichten, kann der Beginn Ihres Planungsprojekts als entmutigende Aufgabe erscheinen. Zweifellos kann die Büroplanung eine Herausforderung sein. Die Vorteile einer guten Büroplanung überwiegen jedoch bei weitem die Probleme, die eine unterlassene Planung verursachen könnte.
Tatsächlich kann die Gestaltung und Anordnung Ihres Arbeitsplatzes die Produktivität um bis zu 20 % beeinflussen. Bei einem so hohen Einsatz lohnt es sich, Zeit und Mühe in die Planung Ihres Büros zu investieren.
Skizzieren Sie die Ziele Ihrer Büroplanung
Bevor Sie sich mit verschiedenen Bürostilen auseinandersetzen oder sich von den neuesten Trends der Bürogestaltung beeinflussen lassen, sollten Sie Ihre Ziele festlegen:
- Senkung der Betriebskosten
- Interaktion zwischen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen fördern
- Kreativität anregen
- Steigerung der Produktivität
- Unterstützung des kulturellen Wandels
- Reduzierung der Umweltbelastung
- Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden
- Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen motivieren und binden
- Wachstum unterstützen
Bei einer guten Büroplanung geht es vor allem um die Lösung von Problemen. Nehmen Sie sich daher Zeit, um Ihre Ziele zu ermitteln.
Bestimmen Sie Ihre funktionalen Bedürfnisse
Der nächste Schritt besteht darin, den funktionalen Bedarf Ihres Büros zu ermitteln. Eine Bürofunktion kann eine Aufgabe oder eine Gruppe von Aufgaben sein, die von einer Abteilung, einem Team oder einer Einzelperson ausgeführt wird. Der Empfang trägt zum Beispiel eine unterstützende Funktion im Büro. Dieser kann von einer Person oder einem kleinen Team durchgeführt werden und muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um effektiv zu sein. In der Regel muss sich der Empfang in der Nähe des Eingangs der Etage oder Ebene befinden, damit die Angestellten die Kunden und Kundinnen begrüßen können. Möglicherweise muss der Empfang Zugang zu einem Drucker oder Fotokopierer haben. Anhand dieser Angaben können Sie feststellen, wie viel Platz Sie um den Empfang herum benötigen und wo beispielsweise Ihre Steckdosen platziert werden müssen.
Räume für verschiedene Besprechungen erstellen
Ein weiteres Beispiel für eine Bürofunktion sind Besprechungen. Überlegen Sie: Welche Arten von Besprechungen finden in Ihrem Büro statt? Handelt es sich dabei um Einzelbesprechungen, große Besprechungen oder sogar beides? Sind daran auch Kunden/Kundinnen oder Berater/Beraterinnen beteiligt? Dies sind Fragen, die Sie sich selbst und Ihren Mitarbeitenden stellen sollten, um Ihren Bedarf an Büroplanung zu ermitteln.
Plan für Ihr Unternehmenswachstum
Darüber hinaus sollten Sie die Anzahl der Angestellten und das geplante Wachstum berücksichtigen. Werden Sie für alle genug Platz haben? Wird das Mittagessen im Büro eingenommen, und gibt es genug Platz, damit alle gleichzeitig essen können? Oder können Sie das Problem lösen, indem die Angestellten in Schichten essen? Und wie sieht es mit der Kücheneinrichtung aus?
Erstellen Sie eine nach Prioritäten geordnete Liste mit Anforderungen für jede Ihrer Bürofunktionen und nehmen Sie diese Liste in Ihren Projektplan auf. Dies wird Ihnen helfen, das richtige Büro-Layout für Ihre Bedürfnisse zu wählen und einen Finanzplan für Ihr Projekt zu erstellen.
Einen Finanzplan erstellen
Sobald Sie Ihre Ziele umrissen und Ihren funktionalen Bedarf ermittelt haben, müssen Sie Ihr Kapital für Ihre Büroplanung festlegen. Wichtige Überlegungen bei der Erstellung eines Finanzplans für die Büroplanung sind:
- Welchen Umfang hat das Projekt?
- Müssen Sie einen professionellen Büroplaner/eine professionelle Büroplanerin beauftragen?
- Müssen Sie neue Möbel kaufen?
- Erfordert Ihr Projekt einen Büroumzug?
Vergessen Sie nicht zu bedenken, ob es einen Zeitraum geben wird, in dem Ihr Unternehmen sowohl für die neuen als auch für die derzeitigen Büroräume zahlen muss. Diese Ausgaben werden häufig übersehen und können Ihr Kapital zusätzlich belasten.
Viel Spaß!
Und schließlich gilt: haben Sie Spaß! Ein Planungsprojekt für Ihr Büro macht Spaß. Es kann die Moral eines Unternehmens wiederbeleben und das Arbeitsumfeld verbessern. Beziehen Sie Ihr Team in den Planungsprozess mit ein. Suchen Sie online nach Büroideen, um sich inspirieren zu lassen. Entwerfen Sie verschiedene Grundrissvarianten und lassen Sie Ihre Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen über die Variante, die Ihnen am besten gefällt, gemeinsam abstimmen. Und wenn Ihr Bürodesign fertig ist, feiern Sie Ihren Erfolg mit Ihrem ganzen Team.
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